Топ-100

Что такое делегирование. Важный инструмент руководителя

10 December, 2022

Алла Литвиненко

мин. чтения

 Что такое делегирование. Важный инструмент руководителя

Эндрю Карнеги однажды выдал такую истину: «Секрет успеха не в том, чтобы делать свою работу, а в том, чтобы найти подходящего человека, который сможет ее выполнять». 

Речь идет о делегировании. Способность эффективно делегировать полномочия является фундаментальной управленческой чертой успешных предпринимателей.

Что такое делегирование

Делегирование это процесс передачи полномочий для оптимизации рабочих процессов. То есть, это когда я к примеру имею какие-либо полномочия и передаю часть своей работы, часть своих рутинных задач специалистам, которые работают вместе со мной.

Делается это, для того чтобы разгрузить свое время для работы над задачами более высокого уровня и развития своего предприятия/бизнеса, в частности для:

  • внедрения новых идей, технологий, способов работы, 
  • расширения и масштабирования своего бизнеса,
  • проведения переговоров с новыми партнерами,
  • повысить уровень квалификации у подчиненных. 

Само слово делегирование – «delegare» с латыни означает «выделить» или «передать».  

Вся наука делегирования состоит в том, чтобы качественно и эффективно передать свои полномочия и свою работу специалистам с которыми ты работаешь, чтобы она была выполнена с минимальными потерями, но при этом с наивысшим качеством и освобождала время для реализации других задач способствующих бизнесу.

Профессор Лондонской бизнес-школы Джон Хант отмечает, что лишь 30% менеджеров и руководителей полагают, что они умеют делегировать. Из этих 30% только о каждом третьем сотрудники говорят, что он действительно хорошо распределяет задачи.

Таким образом, навыками делегирования обладает лишь каждый десятый менеджер.

Зачем делегировать полномочия

Делегирование полномочий – важный инструмент грамотного менеджера, который служит развитию как самого руководителя, так и подчиненных. 

Научно-популярный журнал «Harvard Business Review» провел метаанализ всех доступных исследований делегирующих руководителей — они изучили результаты 105 исследований, в которые вошли данные о более чем 30 000 сотрудников из 30 стран. На основе анализа были сделаны следующие выводы:

  • Делегирование полномочий гораздо эффективнее влияет на креативность и взаимопомощь в коллективе, чем обычная постановка задач руководителем.
  • Руководители, которые делегируют полномочия гораздо больше доверяют подчиненным, чем остальные менеджеры.
  • В восточных культурах делегирование полномочий оказывает сильное влияние на производительность, кроме того, такие руководители выглядят более привлекательно в глазах новичков.

Такой тип руководства больше побуждает сотрудников генерировать новые идеи, думать о новых способах выполнения задач, помогать коллегам, брать на себя дополнительные задачи и быть готовым поддержать компанию сверх прямых функциональных обязанностей.

Если руководитель делает все сам и не передает задачи, он тратит на работу много личного времени и не успевает одновременно выполнять и рутинные, и стратегические задачи. Его бизнес в это время теряет потенциальную прибыль и не растет. 

Если правильно делегировать свои полномочия, можно масштабировать бизнес и вырастить ценных специалистов внутри компании. Когда руководитель передает часть дел другим людям, они обучаются и со временем могут брать на себя все более сложные задачи. В освободившиеся часы руководитель может заниматься развитием компании. Его бизнес будет расти, расширяться и принесет больше прибыли.

Нужно понимать, что специалист и менеджер – это абсолютно две разных функции. Одно дело быть хорошим маляром, хорошим штукатуром, хорошим дизайнером, хорошим водителем, а другое дело открывать свою транспортную компанию, свою дизайнерскую студию, собирать ремонтную бригаду. То есть работа специалиста и работа менеджера это две разные науки.

Автор бестселлера «Развивать лидеров вокруг себя» Джон Максвелл писал: «Если вы хотите выполнить качественно несколько небольших задач, сделайте их сами. Если вы хотите совершать великие дела и оказывать большое влияние, учитесь делегировать»

Человек не может справиться со всеми делами в одиночку. Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) отмечает, что чрезмерная нагрузка может привести к выгоранию – эмоциональному и даже физическому истощению и, как следствие, снижению эффективности.

Согласно данным исследовательской организации Xero, почти 77 % представителей малого бизнеса испытывают выгорание. Признаки отмечаются у 59 % респондентов в возрасте старше 50 лет и у 84 % 35–50-летних. Больше всего выгоранию подвержены миллениалы (люди, рожденные примерно с 1980 по 2000 годы): выгорание коснулось 94 % опрошенных.

В момент когда ваш бизнес начинает разрастаться до 3, 4, 5 человек собственнику этого бизнеса или компании просто необходимо будет делегировать часть своих задач. 

Если не делегировать свои полномочия своим коллегам, своим подчинённым, то руководителя просто съест операционка и он будет заниматься этой операционной деятельностью с утра до вечера, КПД бизнеса будет низким и результата в итоге он не получит. 

Тут стоит отметить, что перед тем как выбирать – развивать свой бизнес или быть специалистом нужно хорошенько подумать. Очень часто бывают такие истории, когда собственники бизнеса пашут за четверых, они не спят по ночам, у них нет выходных, отпусков. При этом, они зарабатывают столько же сколько зарабатывает хороший специалист в их же компании. 

Иногда лучше быть хорошим специалистом, получая при этом достойную заработную плату и  не нести такую колоссальную ответственность. Но если у человека есть амбиция, есть желание и готовность потратить 1-2 года для достижения значимых результатов для развития своего бизнеса, тогда безусловно ему нужно двигаться этим путём.

Какие задачи подходят для делегирования

Делегировать можно практически всё, если знать: 

  • как делегировать,
  • кому делегировать,
  • когда делегировать. 

Возьмём к примеру любой крупный или средний бизнес. Там цепочка делегирования просто огромная. В компании с количеством сотрудником от 25 до 30 человек уже в принципе невозможно без делегирования. 

Делегировать можно всё и практически всегда, главное это делать с умом и эффективно.

Нужно запомнить одно очень важное правило: “Если кто-то в мире смог это сделать, если кто-то смог делегировать подобную задачу и построить соответствующие бизнес-процессы, значит это сможете и вы!”

Что нельзя делегировать

На самом деле задач, которые делегировать нельзя не существует. 

Есть хорошая шутка по этому поводу: Если вы не можете отремонтировать что-нибудь с помощью скотча, значит вы взяли мало скотча. 

Точно также и здесь, если вы не можете что-то делегировать, значит вы просто не знаете или не умеете этого делать Соответственно этому нужно учиться.

При делегировании всегда стоит оставлять за собой контрольный пакет задач. Это те задачи которые критически влияют на работу вашего бизнеса или несут материальные риски, либо большие репутационные издержки.

Делегирование должно быть плавным, постепенным, грамотным. 

Напоминаю, делегирование – это наука, и очень ответственный процесс. И этому нужно учиться, чтобы делать это профессионально.

Какие сферы сложнее всего делегировать?

3 основных актива любого бизнеса это система, финансы и люди. Именно в этих сегментах сложнее всего делегировать.

При делегировании финансовых вопросов необходимо учитывать все риски. Также в последнюю очередь делегируют взаимодействие с ключевыми людьми и важными клиентами. 

Сложно также делегировать построение бизнес-процессов.

Ну и практически никогда не делегируется такая задача как построение стратегии развития бизнеса. Обычно этими вопросами занимаются акционеры, собственники, руководители компании. 

Когда начать делегировать

Ориентируйтесь на свое расписание. Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов и крадет отпускные дни, стоит перераспределить нагрузку.

Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 элемента]. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, это сигнал к изменению расписания.

Как делегировать задачу

  • В первую очередь, чтобы делегировать какую-то работу, необходимы кадровые ресурсы. То есть люди, которым это задачу необходимо делегировать.
  • У этих людей должно быть свободное время, чтобы выполнить эту задачу.
  • У них должно быть наличие хотя бы базовой компетенции по той задаче, которую вы делегируете.
  • Должно быть желание, чувство ответственности и инициатива.

Если у вас есть кадры, подходящее под эти параметры, вы можете смело пробовать делегировать ту или иную задачу определенному человеку. 

Второй важный момент, который базируется на системе SMART. Это современный подход к постановке работающих целей и задач специалистам. Она предусматривает критерии эффективности поставленных целей.

Задача должна быть:

  • конкретной
  • измеримой
  • достижимой
  • уместной

Если у вашего подчинённого или коллеги нет полномочий, возможностей, ресурсов или свободного времени, тогда задача изначально будет провальной.

Если мы ставим нашему дизайнеру задачу по покупке мебели на второй этаж, а у него нет ни времени, ни денег, ни знаний, где это можно купить – скорее всего задача не будет реализована должным образом.

Человеку должно быть понятно, куда ему двигаться. В случае необходимости ему должен помочь достичь цели тот человек, который делегировал ему эту задачу.

Любая задача должна быть чётко ограничена по времени.

При делегировании также очень важны точки контроля выполнения задачи. Это могут быть промежуточные отчёты или внеплановые срезы. Нужно проверить, всё ли выполняется, возможно нужны какие-либо изменения.

Например, при постановке задач сроком в месяц, уже через 1-2 недели можно провести первый замер того, насколько качественно и профессионально выполняется задача.

Как мотивировать сотрудника в процессе делегирования

Тут всё очень просто. Если все вышеперечисленные пункты правильно выполнены, делегированная задача будет успешно реализована.

Тут есть очень важный момент: когда люди видят, что им дают возможность реализоваться в профессиональном плане и есть перспектива карьерного роста – это мотивирует людей больше всего.

Если у ваших соискателей этот параметр высокий и они хотят быть реализованными в вашей компании, а вы готовы создать для них такие условия, то это будет достаточно сильным мотивационным фактором. 

Почему делегировать получается не у всех

Главная причина почему делегировать получается не у всех – это просто неумение это делать. Как я уже говорил делегирование – это наука, и любой науке нужно учиться.

Покупайте и читайте книги, учитесь, потом переносите все эти знания на свой бизнес и применяйте на практике. 

Придерживайтесь простого правила: ИЗУЧАТЬ, ПРИМЕНЯТЬ, АНАЛИЗИРОВАТЬ. 

  • Полезно будет почитать о психологии и менеджменте.
  • Присмотритесь, как проходит процесс делегирования в смежном бизнесе.
  • Смотрите видео по типу этого. Благо этого добра сейчас на YouTube больше чем предостаточно.

Было бы желание!

Надеемся наша статья была полезной для вас. Желаем вам отличного дня, а вашему бизнесу процветания. Удачи!

Теги:

Настройка и ведение Google Adwords


Настройка и ведение Yandex Direct


SMM (реклама в соц. сетях)


SEO


Разработка сайтов-каталогов


Разработка интернет-магазинов


Создание Landing Page


Разработка сложных интернет-проектов


Презентация или marketing-kit


Банеры, флаера и визитки


Разработка логотипа


Письма для рассылок


Корпоративный стиль